Los que trabajamos con bases de datos y fuentes de información diversa para tratarlos, transformarlos y analizarlos estamos muy al día de lo que es un Dashboard porque los usamos a diario. De hecho se podría decir que un Dashboard es el ‘arte final’ de nuestra obra, un resumen capaz de transmitir todas las conclusiones que hemos sacado de las fuentes de información para que, a quién corresponda, pueda tomar decisiones, analizar el modelo de negocio…

Si estás en este punto sabrás que el diseño de un Dashboard o la recopilación y análisis de datos para poder construir uno en muchas ocasiones se convierte en una locura. Definición de métricas, KPIs, SLAs, fuentes de información, tendencias, escoger el gráfico que mejor muestre la información… son partes de un todo que pueden confundirnos o incluso alargar el proceso más de lo que nos gustaría.

Si no estás en este mundillo… deberías. ¿Es que en tu negocio no se toman decisiones? ¿Es que no te interesa saber la rentabilidad o poder tomar las mejores decisiones posibles? ¿Acaso crees que, de memoria, vas a poder tomar las mejores decisiones sin tener en cuenta los datos? Actualmente vivimos en un mundo en el que manejamos tal cantidad de datos que, si no somos capaces a agruparlos y ordenarlos, no somos capaces a evolucionar al 100%.

Si no dispones de los datos de tu ‘negocio’ y no adquieres la capacidad de analizarlos no podrás tomar las mejores decisiones.

No me enrollo más, vamos al tema.

¿Qué es un dashboard?

Un dashboard (también conocido como «Cuadro de mando«) se podría definir como una serie de reportes y gráficos puestos todos juntos. Es cierto que esta definición es muy pobre pero alcanza para imaginarlo. Podríamos decir que un dashboard es un resumen de los reportes o informes individuales en forma de gráficos, tablas escuetas o líneas de tendencia.

La definición más ‘académica’ (adaptación de la definición de 40defiebre es:

Un Dashboard es una representación gráfica de las principales métricas (KPIs) que intervienen en la consecución de los objetivos de una estrategia.

Normalmente esos datos y gráficos están relacionados entre si (versan sobre el mismo modelo, el mismo producto, la empresa…) y están pensados para poder obtener conclusiones de forma cómoda y rápida (tendencias, alertas, anticiparse a cambios…). Básicamente: cada Dashboard debe cumplir un propósito.

Preguntas a contestar para crear un dashboard perfecto

Parece que lo anteriormente escrito es fácil de cumplir, pero siempre vamos a empezar por lo básico y siempre vamos a pasarnos de largo (implementaremos gráficos y datos que no le sirven a nadie) o nos quedaremos cortos (sacaremos tablas o tendencias que no informen correcta o completamente si estamos en el camino correcto).

Itentaré definir unas preguntas a modo ‘lista de la compra’ para que podamos tener toda la documentación e información necesaria para desarrollarlo bien. Lo he dividido en dos focos principales: «el destinatario» y «los datos».

Vamos allá.

El destinatario:

Vamos a hacernos las preguntas necesarias para analizar los requisitos de la persona o grupo de trabajo al que va destinado nuestro dashboard:

¿Porqué se va a crear?

Es la pregunta más básica y la más absurdamente compleja. Es el primer paso ¿Es necesario crear un dashboard? En muchas ocasiones pensamos que tenemos que crear un dashboard nuevo cuando realmente añadiendo un par de detalles a otro que ya tenemos cumple perfectamente el propósito. En otras ocasiones una simple extracción de datos, una tabla o un reporte básico es lo que realmente necesita. Recordemos que un cuadro de mando completo lleva mucho trabajo y no siempre es eficiente crearlo.

¿Para quién lo vamos a crear?

Como hemos dicho en el punto inicial, el dashboard debe ser personalizado y adaptado a las necesidades del público al que va dirigido. Así es que debemos preguntarnos si lo va a usar un directivo, alguien del departamento económico, un encargado de una parte del equipo… y centrarnos bien en los datos que vamos a mostrar para que el cuadro de mando sea útil a esa persona o equipo.

¿Cuál es el foco y el motivo?

Otra forma de expresarlo sería ¿qué preguntas se quieren responder mirando este cuadro de mando? Muchas ocasiones usaremos dashboards como diapositivas o proyecciones en presentaciones (con el cliente para explicar resultados, con el equipo para analizar puntos de mejora…) así que es muy importante analizar qué preguntas y qué foco de trabajo se va a analizar para que tengamos claro qué se debe mostrar y así adaptar los elementos a esos valores.

Por ejemplo: si estamos preparando un cuadro con el análisis de datos para el departamento de facturación, quizá no le interese cuanto tiempo se ha invertido en ciertas tareas… sino cuantas se han realizado y por qué departamento y qué coste tienen. En cambio, si esos mismos datos los preparamos para el equipo de coordinación del equipo de trabajo es importante mostrarles cuanto tiempo se ha invertido, en qué y qué margen tenemos…

¿Cual es el nivel de detalle?

En muchas ocasiones esto será un punto de conflicto entre lo que se pide en un brainstorming y lo que luego realmente se necesita. Lo que debemos preguntarnos es a qué nivel de detalle (o nivel de agregación) se necesitan los datos para que sean útiles a quien van dirigidos. Quizá esto también podamos encontrarle relación con el nivel o la capa en la que se sitúan los destinatarios del cuadro de mando, normalmente (pero esto no es una máxima) cuanto más arriba más agregados necesitan los datos (un CEO de una compañía necesita una vista muy agregada con datos muy generales y desde un punto de vista de tendencias y cálculos finales, pero si nos vamos a un nivel más a abajo, digamos un supervisor de un departamento, quizá necesite un nivel de detalle mucho más fino, puede que hasta el punto de nivel de persona, producto, minuto…).

La pregunta resumen o alternativa sería ¿Realmente la persona que lo a a usar necesita saber toda la historia de los datos que se muestran?

¿Los datos son exactos y claros?

En muchas ocasiones las fuentes de información que poseemos no son todo lo fiables que nos gustaría o incluso no son completas. No es raro ver en Excel valores «#N/A» o «0» por haber realizado cruces y búsquedas sin mucho tino ni cuidado o porque los datos no están completos. Es ahí cuando debemos preguntarnos y trasladar la necesida de darles sentido a esos valores. Hablemos, expliquemos el problema y si no hay alternativa informemos de lo que va a ver y porqué.

Los datos:

Un dashboard es, básicamente, datos así que son la parte más esencial. Vamos a preguntarnos lo necesario para saber qué hacer con el saco de información que tenemos:

¿Qué herramientas tenemos disponibles?

¿Un Excel? ¿Un Business Intelligence? ¿Una pizarra magnética? En función de los elementos de los que dispongamos tenemos que hacer que sea fácil mostrarlos en ese entorno y la agilidad de la que dispondremos.

Relacionado con esto debemos también contestar la pregunta: ¿Cómo lo voy a distribuir? Por eMail, en una carpeta compartida, en una base de datos, online…. en base a esto también debes escoger y tener cuidado con las herramientas, pesos…

¿De que tiempo dispongo?

Esta es la eterna disputa: el informe es para ayer y los datos te los facilitamos mañana….

Quizá debemos pensar, si el tiempo apremia y no podemos disponer de todo el que nos gustaría o realmente necesitaríamos para entregarlo todo, en entregar partes que aporten valor y luego ir cumplimentanto hasta entregar el dashboard final.

¿Necesitamos ayuda?

Es tan importante tener conocimientos como tener el conocimiento de reconocer lo que no sabemos. Si necesitamos ayuda (porque tenemos que volcar datos y no sabemos, porque necesitamos convertir un formato y no somos capaces o porque nos hemos encontrado con un problema al importar un CSV en Excel y nos descuadra los datos…) es muy aconsejable el pedirla cuanto antes. Por un lado aprenderemos a hacerlo y por otro no perderemos el tiempo (tan necesario).

¿Qué es lo más importante?

Debemos analizar los pesos y la importancia de los datos mostrados, así, podremos colocarlos en el dashboard de forma que los más importante se encuentren centrados y en un tamaño mayor y los menos importantes (o de apoyo) se encuentren en un segundo plano visual.

¿Los datos necesitan explicación?

Hay veces que los datos van dirigidos a alguien nuevo o son agregados muy complejos calculados de forma «no natural» por lo que quizá sea bueno explicar qué significan y, de forma entendible, el porqué se calculan así.

¿Vale cualquier gráfico?

Rotundamente NO. Muchas ocasiones nos encontramos con cuadros de mando que solo tienen gráficos de líneas o de barras. Los gráficos son un mundo enorme, amplio, colorido y muy diverso: aprovéchalo. Histogramas, acumulados, tartas… cada uno es para lo suyo y es la mejor forma de representar cierto tipo de datos.

¡Los KPI!

Es tan importante representar los datos y tendencias como conocer de forma fácil y rápida si estamos por encima o por debajo del objetivo marcado así que, si unos datos tienen que ver con un objetivo refléjalo.

Y esto es todo, con estas preguntas siempre bien contestadas tendremos una buena checklist para no olvidarnos nunca nada en el tintero antes de ponernos manos a la obra.